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五招教你做好会议记录
【信息来源:【信息时间:2019-08-28 15:59  阅读次数: 】【字号 】【我要打印】【关闭
                                      来源:中国组织人事报新闻网

在机关工作总是有各种会议需要我们去参加,然而写一份合格的会议记录却并不简单。

或许很多人有这种感觉,不知道会议记录如何下手,今天就来告诉大家怎样写一份让别人看得懂并觉得有用的会议记录吧~

01 会议前的准备工作

记录人员在开会前要提前到达会场,并落实好用来作会议记录的位置。安排记录席位时要注意尽可能靠近主持人、发言人或扩音设备,以便于准确清晰地聆听他们的讲话内容。从某种程度上讲,记录人员比一般与会人员更为重要,安排记录席位要充分考虑其工作的便利性。

记录人员应尽可能地提前了解会议信息,比如会议目的、会议时间、谁主持、谁出席、上一次会议的资料等。做足准备功夫,才能充分地理解会议内容、准确地抓住会议重点。

在纸上预先写下记录框架,以便做记录时有的放矢,不要等到会议结束后再去回忆。这个框架的作用就在于提醒你记录的重点,避免遗漏关键信息。

开会的日期、时间和形式

有什么人参与,谁是主持?

开这个会是要探讨什么问题?

问题的形式和现状是怎样的?

提出什么解决方法或观点?

达成什么共识?

还存在什么问题?

后续工作如何开展?

谁负责什么事,需在何时完成?

下次的开会时间?

当参会者陆续进入会议室,记录者应该把之前准备好的名单拿出来逐一核对。要是发现其中有些不认识的人,就要请会议组织者帮你介绍一下。弄清楚谁是谁,对接下来的记录工作很有帮助。

02会议记录的详细内容

一、记录会议的基本情况。

主要有:会议的名称、开会的时间、地点、出席人、列席人、主持人、记录人。这些内容要在宣布开会前写好。至于出席人的姓名,会议人数不多,可一一写上。会议人数多,可以只写他们的职务,也可只写总人数。如是工作例会,可只写缺席人的名字和缺席原因。

二、记录会议的内容。

它是会议记录的主要部分。主要有:主持人的发言、会议的报告或传达、与会者讨论发言、会议的决议等。内容的记录,有摘要和详细两种。

(一)摘要记录。一般会议只要求重点记录与会者的讲话和发言,以及决议,不必“有闻必录”。

所谓重点、要点,是指发言人的基本观点和主要事实、结论。对一般性的例行会议,只要概括地记录讨论内容和决议的要点,不必记录详细过程。

(二)详细记录。对特别重要的会议或者特别重要的发言,要作详细记录。详细记录要求尽可能记下每个人发言的原话,不管重要与否,最好还能记下发言时的语气、动作表情及与会者的反应。如果发言者是照稿子念的,可以把稿子收作附件,并记下稿子之外的插话、补充解释的部分。

会议记录要求忠于事实,不能夹杂记录者的任何个人情感,更不允许有意增删发言内容。会议记录一般不宜公开发表,如需发表,应征得发言者的审阅同意。

03会议记录应该突出的重点

(1) 会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动;

(2) 会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解;

(3) 权威人士或代表人物的言论;

(4) 会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论;

(5) 会议已议决的或议而未决的事项;

(6)对会议产生较大影响的其他言论或活动。

04会议记录技巧

【一快】即书写运笔要快,记得快。字要写得小一些、轻一点,多写连笔字。要顺着肘、手的自然去势,斜一点写。

【二要】即择要而记。就记录一次会议来说,要围绕会议议题、会议主持人和主要领导同志发言的中心思想,与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等作记录,就记录一个人的发言来说,要记其发言要点、主要论据和结论,论证过程可以不记。就记一句话来说,要记这句话的中心词,修饰语一般可以不记。要注意上下句子的连贯性、可讯性,一篇好的记录应当独立成篇。

【三省】即在记录中正确使用省略法。如使用简称、简化词语和统称。省略词语和句子中的附加成分,比如\"但是\"只记\"但\",省略较长的成语、俗语、熟悉的词组,句子的后半部分,画一曲线代替,省略引文,记下起止句或起止词即可,会后查补。

【四代】即用较为简便的写法代替复杂的写法。一可用姓代替全名,二可用笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字;三可用一些数字和国际上通用的符号代替文字;四可用汉语拼音代替生词难字;五可用外语符号代替某些词汇,等等。但在整理和印发会议记录时,均应按规范要求办理。

05倾听的注意事项

1.【耳到心到】要做到“耳到”,就是无论遇到自己感不感兴趣的话题,或者发言者对不对自己的胃口,记录人员都必须调整好自己的状态,全身心投入聆听。

2.【苦练坐功】记录人员要有正确的坐姿,在会议过程中尽可能始终正襟危坐。同时还要坐得住,不鞥呢轻易离席,随便进出会场,不然会中断记录内容;也不要抽烟,频繁喝茶,这样容易打断记录思路。

3.【排除干扰】记录人员的手机可设在静音振动状态,以备拨打接听与会议有关的电话,无观电话一律不接。若自己的邻座健谈,不断要与自己私下交谈,要设法婉拒,告知自己在专司记录,无暇交流。